Elementos de la teoría de la organización y la teoría
gerencial.
1.1 Aspectos conceptuales.
Administración: La administración es el proceso de planificar,
organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de
trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de
manera eficiente y eficaz.
Esta definición se subdivide en
cinco partes fundamentales:
Proceso de planear, organizar,
dirigir y controlar: Es decir, realizar un conjunto de actividades o funciones
de forma secuencial, que incluye:
· Planificación: Consiste básicamente en
elegir y fijar con anticipación las misiones y objetivos de la organización.
· Organización: Consiste en determinar
qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas
a quién y dónde se toman las decisiones.
· Dirección: Es el hecho de influir en
los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas
organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con
el aspecto interpersonal de la administración.
· Control: Consiste en medir y corregir
el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se
apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y
planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a
la corrección de éstas.
Principios de la administración.
Las investigaciones de Henry
Fayol en el área de administración, se basaron en un enfoque sintético, global
y universal de la empresa, con una concepción anatómica y estructural de la
organización. Uno de sus resultados fue la creación de una serie de 14
principios que toda empresa debería aplicar para lograr altos índices de
eficiencia:
· Unidad de mando: Cada empleado debe
recibir órdenes de un sólo superior. De esta forma, se evitan cruces de
indicaciones a modo de fuego cruzado.
· Autoridad: A pesar de que el cargo otorga la autoridad formal, no
siempre se tendrá obediencia si no existe la capacidad de liderazgo. Por ello,
es necesario tener la capacidad de dar órdenes y que ellas se cumplan. La
autoridad conlleva responsabilidad por las decisiones tomadas.
· Centralización: Toda
actividad debe ser manejada por una sola persona. Aunque gerentes conservan la
responsabilidad final, se necesita delegar a subalternos la capacidad de
supervisión de cada actividad.
. Disciplina: Cada miembro
de la organización debe respetar las reglas de la empresa, como también los
acuerdo de convivencia de ella.
· División del trabajo: La correcta
delimitación y división de funciones es primordial para el buen funcionamiento
de la empresa. Se debe explicar claramente el trabajo que cada colaborador debe
desempañar. Además, se debe aprovechar la especialización del personal para
aumentar la eficiencia.
· Orden: Cada empleado debe
ocupar el cargo más adecuado para él. Todo material debe estar en el lugar
adecuado en el momento que corresponde.
· Jerarquía: El organigrama
y jerarquía de cargos debe estar claramente definidos y expuestos. Desde
gerentes a jefes de sección, todos deben conocer a su superior directo y se debe respetar la
autoridad de cada nivel.
· Equidad: Todo líder debe contar con la capacidad de aplicar
decisiones justas en el momento adecuado.
A su vez, deben tener un trato amistoso con sus subalterno
Elementos de la administración.
· Previsión: Consiste en la determinación, técnicamente realizada,
de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, y la investigación
y valoración de cuales serán las condiciones futuras en que dicho organismo
habrá de encontrarse, hasta los diversos cursos de acción posible.
La previsión comprende, las siguientes etapas:
Objetivos:
Es la que propone los fines
Investigaciones: Se refiere
al descubrimiento y análisis de los medios con que puede contarse en las
situaciones.
Cursos
alternativos: Trata de la adaptación genérica de los medios encontrados, a
los fines propuestos.
·Planeación: Fija tiempos de las determinaciones de las unidades
que se planteen en los objetivos.
· Organización: Se refiere a la estructuración técnica de las
relaciones, que debe darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones,
individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia.
La gerencia.
La palabra gerencia se utiliza
para denominar al conjunto de empleados de alta calificación que se encarga de
dirigir y gestionar los asuntos de una empresa. El término también permite
referirse al cargo que ocupa el director general (o gerente) de la empresa,
quien cumple con distintas funciones: coordinar los recursos internos,
representar a la compañía frente a terceros y controlar las metas y objetivos.
Objetivos.
Algunos de los objetivos son:
· Posición en el mercado.
· Innovación.
· Productividad.
· Recursos físicos y financieros.
· Rentabilidad (rendimientos de
beneficios).
· Actuación y desarrollo gerencial.
· Actuación y actitud del trabajador.
· Responsabilidad social.
Importancia.
La importancia de la gerencia
radica en que es considerada como la responsable del éxito o el fracaso de un
negocio; ya que es la unidad de la empresa que se encarga dirigir y gestionar
la empresa, haciendo que los integrantes del grupo subordinen sus deseos
individuales para alcanzar los objetivos. Para eso, la gerencia debe aportar su
liderazgo, conducción y capacidad de coordinación.
El gerente:Es quien esta a cargo de la dirección o coordinación de
la organización, institución o empre, o bien sea de una parte de ella como un
departamento o un grupo de trabajo.
El papel del gerente es utilizar
tan eficientemente como sea posible todos los recursos a su disposición a fin
de obtener el máximo posible de beneficio de los mismos. En otras palabras,
maximizar la utilidad productiva de la organización, sección, etc.
Funciones del gerente.
Un gerente puede ejecutar
simultáneamente, o al menos en forma continuada, todas o algunas de las
siguientes cuatro funciones:
· Planeamiento:
Cuando la gerencia es vista como un proceso, planeamiento es la primera función
que se ejecuta. Una vez que los objetivos han sido determinados, los medios
necesarios para lograr estos objetivos son presentados como planes. Los planes
de una organización determinan su curso y proveen una base para estimar el
grado de éxito probable en el cumplimiento de sus objetivos. Los planes se
preparan para actividades que requieren poco tiempo, años a veces, para
completarse, así como también son necesarios para proyectos a corto plazo.
Ejemplo de planes de largo alcance podemos encontrarlos en programas de
desarrollo de productos y en las proyecciones financieras de una compañía. En
la otra punta de la escala del tiempo, un supervisor de producción planea el
rendimiento de su unidad de trabajo para un día o una semana de labor. Estos
ejemplos representan extremos en la extensión de tiempo cubierta por el proceso
de planeamiento, y cada uno de ellos es necesario para lograr los objetivos
prefijados por la compañía.
· Organización: Para poder
llevar a la práctica y ejecutar los planes, una vez que estos han sido
preparados, es necesario crear una organización. Es función de la gerencia
determinar el tipo de organización requerido para llevar adelante la
realización de los planes que se hayan elaborado. La clase de organización que
se haya establecido, determina, en buena medida, el que los planes sean
apropiada e integralmente apropiados. A su vez los objetivos de una empresa y
los planes respectivos que permiten su realización, ejercen una influencia
directa sobre las características y la estructura de la organización. Una
empresa cuyos objetivos es proveer techo y alimento al público viajero,
necesita una organización completamente diferente de la de una firma cuyo
objetivo es transportar gas natural por medio de un gasoducto.
· Dirección: Esta tercera función gerencial envuelve los conceptos
de motivación, liderato, guía, estímulo y actuación. A pesar de que cada uno de
estos términos tiene una connotación diferente, todos ellos indican claramente
que esta función gerencial tiene que ver con los factores humanos de una
organización. Es como resultado de los esfuerzos de cada miembro de una
organización que ésta logra cumplir sus propósitos de ahí que dirigir la
organización de manera que se alcancen sus objetivos en la forma más óptima
posible, es una función fundamental del proceso gerencial.
· Control: La última fase del proceso gerencial es la función de
control. Su propósito, inmediato es medir, cualitativamente y
cuantitativamente, la ejecución en relación con los patrones de actuación y,
como resultado de esta comparación, determinar si es necesario tomar acción
correctiva o remediar que encauce la ejecución en línea con lar normas establecidas.
La función de control es ejercida continuadamente, y aunque relacionada con las
funciones de organización y dirección, está más íntimamente asociada con la
función de planeamiento.
Desarrollo de las habilidades gerenciales.
Para poder ejercer las funciones
y roles propios de la gerencia, un gerente debe poseer ciertas habilidades.
Existen tres grandes grupos de habilidades gerenciales, que debe dominar un
gerente para ser exitoso:
· Habilidades técnicas: involucra el
conocimiento y experticia en determinados procesos, técnicas o herramientas
propias del cargo o área específica que ocupa.
· Habilidades humanas: se refiere a la
habilidad de interactuar efectivamente con la gente. Un gerente interactúa y
coopera principalmente con los empleados a su cargo; muchos también tienen que
tratar con clientes, proveedores, aliados, etc.
· Habilidades conceptuales: se trata de
la formulación de ideas, entender relaciones abstractas, desarrollar nuevos
conceptos, resolver problemas en forma creativa, etc.
Dependiendo del nivel gerencial,
se vuelven más o menos importantes las distintas habilidades. Si bien en todos
los niveles son importantes las habilidades humanas, en los altos niveles
gerenciales se hacen más importantes las habilidades conceptuales (para poder
ver a la organización como un todo, planificar, etc.), mientras que en los
niveles más bajos, tienen mucha importancia las habilidades técnicas.
A medida que el mundo de los
negocios cambia, también lo hace la necesidad de determinadas habilidades
gerenciales. Es por ello que todo gerente, o quien aspire serlo, debe estar en
una constante actualización y mejora de sus habilidades gerenciales. En esta
sección identificamos y desarrollamos las principales habilidades que un
gerente debe poseer.
Tendencias y enfoques gerenciales.
Ante los grandes cambios
tecnológicos, económicos, sociales, políticos, demográficos, que enfrenta el
mundo en general, las
organizaciones han tenido que
cambiar de forma rápida y constante la forma de manejar sus negocios, buscando
cada día ser más competitivas en un
mundo globalizado en el cual se encuentran, por lo tanto la gerencia tendrá que
incursionar en las tendencias gerenciales y adaptarse a los nuevos enfoques que
le permitan alcanzar eficiencia, competitividad y sostenimiento en el mercado,
con el objetivo de mejorar su gestión empresarial y la capacidad de
respuesta de la organización a las nuevas
exigencias del mercado actual.
La gerencia debe ser proactiva y
estar en la capacidad de enfrentar los cambios tanto a nivel interno como
externo que se presenten en su entorno de mercado, convirtiéndolos en
oportunidades, que le permitan alcanzar
la innovación en sus procesos,
productos y servicios, implementando nuevas tecnologías logrando de esta manera tener una visión
clara del futuro de su organización.
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